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【freee特集 第3回】導入1年目のやることリスト!失敗を避けるコツは!?≪タグ編≫

2022.10.24

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※この記事は約5分で読めます。

こんにちは!freee認定5つ星アドバイザーの税理士法人ブラザシップです。

本連載では、私たちのfreee導入支援のノウハウを公開していきます!

さて、前回の記事(こちら)でも触れたとおり、freeeの導入失敗で1番多いのが、「あれもこれもやろうとした結果、月次が締まらない」ことです。そのため、freee導入の失敗を避けるには、「小さくはじめて大きく育てる」という考え方が何より重要です。

では、具体的に導入1年目には何をすれば良いのでしょうか? 今回のコラムではfreeeの様々な機能の中でも活用の幅が広い「タグ機能」にテーマを絞り、導入1年目にやるべきことをお伝えします!

基本の考え方:「1年目は税金計算を最優先!」

freeeを導入すると、1つの取引に多くの情報を持たせることにより、以下のように多彩な経営分析ができます。

 

 

しかし、エリア別・商品別等の情報は、税金の計算には必要のない情報です。

税金を計算するために必要なのは、会社全体の最終利益や、主要科目の取引先別残高、消費税区分など限られた情報だけなのです。

限られた情報とは言え、税務上は重要な情報であり、これらの情報が毎月把握できていなければ、決算前の納税予測も難しくなります。

そこで、導入1年目は税務上必要な情報に絞って、タグを管理するのがおすすめです。

その後、毎月の入力が翌月10日までに余裕で終わるようになったら、使うタグを少しずつ増やし、理想の運用に近付けていきましょう。

1年目のやることリスト①「取引先タグ」をマスターせよ!

 

freeeには様々なタグがありますが、一番重要なタグであり、1年目から完璧に使いこなしていただきたいのが「取引先タグ」です。

まず、大前提として、「取引先タグ」は全ての取引で必ず入力しましょう。取引先タグを入力することで、売掛金・買掛金等の科目について、取引先別残高が集計され、税務申告書の「勘定科目の内訳書」を作成することができます。

また、消費税法上も、仕入税額控除を受けるための帳簿の記載要件として、取引の相手方の名称を記載することとされています。

なお、取引先名はタグではなく備考欄に入力することもできますが、取引先タグとして入力しておけば、入力漏れがあった場合に、「取引先タグ:未選択」となり、未入力がすぐに発見できるのでおすすめです。

取引先タグの失敗事例と対策

取引先タグの運用で1番良くある失敗は、「タグの乱立・重複」です。

例えば、同じ会社なのに、①株式会社ブラザシップ、②(株)ブラザシップ、③ブラザシップ、④Brothership、などと、タグが乱立することがよくあります。

あらかじめ、「会社名は全角で登録する・(株)などの略語を使う」などのルールを設定し、主要な取引先をインポートしてから始めるのが良いでしょう。

そして、ルールを決めていても、必ず表記ゆれは起こりますので、入力後のチェックを習慣づけしましょう。具体的には1か月に1度、会計事務所の監査前に、取引先タグの未選択や重複がないか確認することをおすすめします。(入力後のチェック方法についても、後日記事にする予定です)

「取引先タグ」について1年目にやることをまとめると、以下の4つとなります。

  • 「取引先タグ」の表記ルールを決める
  • 主要な取引先をあらかじめ設定する
  • 毎回の帳簿付けで必ず「取引先タグ」を入力する
  • 毎月、監査の前にチェックを行う

1年目のやることリスト②最低限の「品目タグ」を活用せよ! 

 

品目タグは、税務上、特に注意が必要な科目について、最低限の項目を設定することをお勧めします。具体的には顧問税理士の先生にご相談いただくのがよいですが、例えば、ブラザシップでは、以下のような品目タグをお客様にご利用いただいています。

例)交際費の品目タグ:贈答品・手土産代、ゴルフプレー代、ゴルフ場利用税、接待飲食代、慶弔費

交際費は税務調査でも内容を確認されることの多い重要科目です。

消費税の処理も煩雑で、贈答品や手土産が食品なら軽減税率8%対象、慶弔費なら不課税、ゴルフ場利用税は不課税など、その処理には注意が必要です。

そのため、事前に私たちで品目タグを設定し、そこから選んでもらうことで、税務上の留意点を見逃さず、かつ、経理担当者とのやり取りを増やさないようにしているのです。

同様に、ブラザシップでは、預り金・車両費・福利厚生費などの科目でも、標準の品目タグをご用意し、利用いただいています。

品目タグの失敗事例と対策

品目タグの運用で1番良くある失敗は、「タグが増えすぎて管理不能になること」です。

例えば、消耗品費という科目に用いる品目タグとして、「事務用品」・「ハサミ」・「トイレットペーパー」・「現場消耗品」・「コピー代」・「A支店備品」…などと増え続けることがあります。ここまで来ると、もう管理不能ですよね。

この失敗を避けるためには、以下の3点の対策が重要です。

  1. 品目タグを使う勘定科目を絞る
  2. 品目タグは予め作成し、新規作成ができない設定にしておく
  3. 勘定科目に対して、品目タグを紐づけておく

「品目タグ」について1年目にやることをまとめると、以下の5点となります。

  • 顧問税理士と相談し、税務上最低限必要な品目タグを設定する
  • その他、社内で管理上どうしても必要な品目タグを設定する(できるだけ少なく)
  • 勘定科目に品目タグを紐づける
  • 入力担当者は品目タグを増やせないよう設定する
  • 入力後、監査の前に必ずチェックする(取引先タグと同様)

その他のタグは使わない!

 

freeeには他にも「部門タグ」・「メモタグ」・「セグメント」など様々なタグがありますが、1年目は「取引先タグ」と「品目タグ」のみ使うことをおすすめします。(ただし、既存の会計ソフトで完璧な部門管理ができている場合は、そのまま引き継いで「部門タグ」としても良いかも知れません。)

何度も繰り返しますが、タグを増やしすぎて、月次が締まらなくなっては本末転倒です。まずは2つのタグに絞り、翌10日までの入力完了を目指しましょう!

ちなみに、過去100社以上に導入してきた私たちの経験上、「取引先タグ」と「品目タグ」に絞ったとしても、導入が軌道に乗るまで3~6カ月はかかります!

1年目はとにかく無理をせず、確実に進めることを意識していきましょう。

最後までご覧いただきありがとうございました!

 

執筆:税理士ブラザシップ 渡邉美沙子

監修:税理士法人ブラザシップ 公認会計士・税理士 松原 潤

 

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